OVERBLIKK OVER PROSJEKT

PROSJEKTETS HENSIKT

Bak ethvert prosjekt ligger det en idé. En tanke om at hvis vi gjør dette, så vil det gi oss en effekt i fremtiden. Det kan være et nytt produkt, en ny tjeneste, en kampanje, et event – noe som skal gi oss en positiv effekt.

PROSJEKTETS LEVERANSE

Selve prosjektgjennomføringen handler om å gjøre det arbeidet som må til. Utvikle, utføre, sette opp og implementere en løsning. Prosjektarbeidet munner ut i en leveranse. Det er en tilstand hvor vi kan si at prosjektet er ferdig.

PROSJEKTETS EFFEKT

Etter at prosjektet er levert, tas det i bruk – dette vi har utviklet begynner å leve sitt eget liv, og på et tidspunkt i fremtiden vil vi ønske å svare på: Ble det vellykket? Dette er prosjektets effekt – og den skal spille tilbake og måles mot den opprinnelige hensikten. Ble det slik vi ønsket?

PROSJEKTETS LEVERANSE

Som prosjektleder er dette ditt ansvar. Å ta en ide, og utvikle det resultatet som kan gi den effekten vi ønsker oss.

DE VIKTIGSTE ELEMENTENE I PROSJEKTDEFINISJONEN

UNIK OPPGAVE

Enten du er ny i rollen – eller prosjektet er nytt: Det fine med prosjekter er at de er en mulighet til å starte med blanke ark. Ethvert prosjekt er per definisjon en unik oppgave. Det kan godt være at dere har gjort lignende oppgaver tidligere, men en eller annen grad av unikhet vil det være.

MIDLERTIDIG ORGANISASJON

Selve gjennomføring av prosjektet vil være avhengig av at vi setter sammen en egen prosjektorganisasjon. Uansett hvilken jobb deltakerne har til vanlig – de får egne roller i prosjektet. Når oppgaven er løst, og prosjektet er ferdig, da oppløses prosjektorganisasjonen.

Det kan jo godt være at de som har jobbet med prosjektet også kommer til å jobbe med løsningen videre – men da er det i kraft av ordinære linjeroller i drift. Hvis prosjektene utvikles i en liten organisasjon, så er det den permanente linja, og så opprettes prosjektene parallelt med linja – ofte delvis bemannet med folk derfra.

GJENNOMFØRES INNENFOR ET SETT AV BEGRENSNINGER

Det hadde jo vært enkelt hvis man hadde hatt ubegrensede ressurser, så mye penger, folk og teknologi du bare kunne ønske deg. En stor del av prosjektleders oppgave er å styre ambisjonsnivået til prosjektet, balansere forventninger og ønske om kvalitet i forhold til tid, penger og kompetanse:

SPØRSMÅL Å STILLE SEG SOM PROSJEKTLEDER

Hva har du sagt ja til?

Har du sagt ja til å være prosjektleder? Da skal du vite at ditt ansvar først og fremst er å levere en løsning, da er din jobb ferdig.

Da overleverer du til prosjekteier/prosjektstyreT, som igjen er ansvarlig for å ta i bruk løsningen.

Du ble antagelig bedt om å være prosjektleder fordi du kan dette faget, men du må også kunne noe om prosjektstyring for å komme i mål på en god måte.

Har du fått prioritet?

Poenget med å løse en oppgave som et prosjekt, er at den skal ha prioritet – og den skal få med seg folk, kompetanse, penger og alle nødvendige ressurser.

Ofte oppleves likevel at det ikke gjøres noen reell prioritering – prosjektarbeidet kommer på toppen av vanlig drift. Det merarbeidet gjør det vanskelig å gjennomføre som planlagt, fordi «drift» som regel trumfer «prosjekt» hvis det kniper.

Ta kontroll på «hattene»

Som prosjektleder skal du koordinere og samkjøre innsatsen fra alle de ulike menneskene og kompetansene som er representert inn i prosjektet. Da blir det rollen din i prosjektet, prosjekthatten.

Sannsynligvis har du andre oppgaver uavhengig av prosjektet, og da blir det en annen rolle, en annen hatt.

Har du fått myndighet?

Du har fått ansvaret for å levere en løsning, en funksjonalitet, et produkt – noe som skal tas i bruk av en brukergruppe.

Har du tilstrekkelig autoritet og beslutningsmyndighet underveis?

Vet du hvordan du balanserer de ulike forventningene med den tiden og de ressursene du har fått til rådighet?

Vet du hvilke rammer du har – og hva du skal gjøre hvis de sprekker?

PROSJEKTLEDER SOM PARAPLY

Tenk på prosjektlederrollen som en paraply, en funksjon som skal favne alle de ulike fagområdene og spesialitetene som omfattes av prosjektet. Både det du skal utføre selv, og det arbeidet andre utfører som du skal koordinere.

HER FINNER DU SJEKKLISTE OG GRATISKURS FOR PROSJEKTOPPSTART

Sjekklister er nyttige de, men hva gjør du hvis du ikke kan krysse av for at du har kontroll? Klikk på bildene for å laste ned sjekklisten – eller se minikurset som forklarer alle punktene i sjekklista.