Forskjellen på Prosjektstyre og Referansegruppe

Det

PROSJEKTSTYRET TAR BESLUTNINGER

Hvem beslutter og hvem gir råd?

Dette er en helt avgjørende forståelse å ha med seg inn i prosjektarbeidet. Prosjektleder er en tittel som det er ganske greit å få oversikt over. Prosjekteier, derimot, og prosjektstyre – dette er ofte roller som tildeles i organisasjonen, og hvor det veldig fort kan bli uklarhet i forhold til forventninger, autoritet og myndghet.

Prosjekteier leder styringsgruppa

Det spiller absolutt ingen rolle om denne styringsgruppa faktisk er en gruppe – og dermed består av flere mennesker – eller om det kun er denne ene personen i styringsgruppa. Det spiller heller ingen rolle om du kaller det prosjekteier, prosjektstyre eller styringsgruppe. Eller noe annet, om det passer bedre hos dere. Poenget er at dette er prosjektets beslutningstaker. Dette er en rolle, en funksjon, som er overordnet prosjektleder.

Hva innebære rollen prosjekteier?

  • Ha råderett over prosjektets totalramme
  • Være prosjektleders overordnede
  • Fatte de sentrale beslutningene i prosjektet: Oppstart, endringer og avslutning
  • Sørge for at mottakerorganisasjonen er rigget og klar for å ta imot prosjektets leveranse, og tar produktetn/funksjonen/løsningen i bruk på en måte som sikrer fremtidig gevinstoppnåelse.

Det være en annen person enn prosjektleder, det må være en person som har beslutningsmyndighet i forhold til prosjektet.

Hvis det er et stort prosjekt som trenger flere mennesker i prosjektstyret, så skal prosjekteier lede dette styret.

I PRINCE2 bruker man begrepet Prosjektstyre / Project Board, og stiller krav om at både brukerne og leverandørene skal være representert i styret, men at prosjekteier representerer virksomheten, og har vetorett på beslutninger.

Men det viktigste poenget er at Prosjekteier og Prosjektstyret har beslutningsmakt

Hva da med den rådgivende funksjonen?

Idag hørte jeg noen bruke begrepet “prosjektråd” om styringsgruppen. Dette er for å vektlegge samspillet mellom prosjektleder og prosjektstyre, og har i utgangspunktet en god intensjon. Man tenker seg en god og hyppig dialog mellom prosjektleder og prosjektstyret, hvor sistnevnte har en spesialistkompetanse og en dypere forståelse som man formidler til prosjektleder.

Intensjonen er god – men dette forsterker rolleforvirringen

Denne veiledende, rådgivende spesialistfunksjonen er verdifull for et prosjekt. Her kan man hente innspill og gode justeringer fra spesialiste som ikke har tid nok til å engasjere seg fast inn i prosjektet.

Men da er det helt avgjørende at disse personene ikke plasseres i prosjektstyret.

Denne rådgivende funksjonen skal dekkes inn av referansegruppa.

Hva er en referansegruppe?

Kanskje den mest utydelige og vage prosjektrollen av dem alle. Den blir sjelden oppnevnt, den fremkommer sjelden i organisasjonskartet for prosjektet, og det er ofte uklart hvem som faktisk er med. Du kan godt regne med at de knapt nok vet om hverandre. Men her plasserer du alle de som er eksperter, gjerne vil uttale seg – men som ikke har tid til å ta ansvar!

For dette er hele poenget: Referansepersoner skal ikke ha beslutningsmakt

Den store fordelen med slike referasepersoner er deres faglige bidrag.

Den største utfordringer er når de ønsker å påvirke en beslutning i prosjektet – uten å ha en formell rolle. Da svekkes autoriteten til prosjektet.