Hvordan får du definert gode prosjektmål?

I ulike virksomheter brukes forskjellige begreper for de ulike målene i prosjekter. Prosjektmål, resultatmål, leveransemål, effektmål, gevinst….. eller kanskje dere bruker andre begreper?

Det er egentlig bare to ting du skal holde styr på: Hva ønsker vi å oppnå med dette prosjektet, og hvordan skal vi klare å iverksette den effekten? Det som er veldig vanlig i praksis, er å starte med en formulering av selve prosjektmålet. Da ønsker man å definere så tydelig som mulig – hva er det vi skal gjøre i dette prosjektet? Akkurat den formuleringen kan skape trøbbel – for vi er jo egentlig ikke så interessert i å hva som skal gjøres, som vi er interessert i hva som faktisk skal leveres!

Prosjektmålet – selve leveransen.

Dette finner vi igjen i forskjellen på planleggingsmetodene “Work Breakdown Structure” og “Product Breakdown Structure”. Mens WBS stammer fra den klassiske prosjektmetodikken – den sekvensielle fossefallmetoden, så er PBS en fornying du vil finne igjen i PRINCE2 og mer smidige metoder. Tanken er jo at det er revnende likegyldig hvordan man jobber, det som er interessant er hva man leverer. Hvilken løsning får vi? Hvilket produkt får vi? Hva kan det brukes til? Funker det?

Så det vi ønsker er at dette prosjektmålet skal beskrive selve leveransen. Å nå dette måler er prosjektleders ansvar.

Effektmålet – hva man ønsker å oppnå på sikt

Effektmålet – eller gevinsten – er det man ønsker å oppnå et sted frem i tid, etter at prosjektet er ferdig, og vi har oppnådd hensikten med å starte dette prosjektet. Jobber du i offentlig sektor så kjenner du sikkert begrepet “gevinstrealisering”, og den er nettopp dette: Hvordan henter man ut gevinsten? Ikke nødvendigvis i form av penger, men også alle andre ønskede effekter man har som begrunnelse for å starte prosjektet.

Så effektmålet skal så spesifikt som mulig beskrive hva man ønsker å oppnå med dette prosjektet.

Klare kriterier – og magiske spørsmål for prosjektleder

Det er en klar sammenheng mellom hvor mye arbeid dere legger i målformuleringen – og hvor lett det er å avslutte prosjektet når det er ferdig. Jo vagere formuleringer, og jo mer “vi skal gjøre”formuleringer som ligger i selve prosjektmålet – jo vanskeligere vil det være å få aksept for at arbeidet er ferdig og at leveransen er ferdig.

“Prosjektet skal lage et nytt lønningssystem”

Det hjelper jo ikke hvis dette systemet ikke funker! Derfor trenger dere å definere helt klare, objektive, udiskutere leveransekriterier i starten av prosjektet. Hvis prosjekt og linje/mottagerorganisasjonen i starten jobber frem kriterier for når prosjektet er avsluttet – da blir det mye lettere å overlevere selve prosjektet.

Det magiske spørsmålet er: Hvordan vet vi at prosjektet er ferdig?

Når disse kriteriene vi er blitt enige om er nådd, da er prosjektet ferdig og kan avsluttes. Vær også obs på at disse kriteriene bør beskrive ønsket funksjonalitet – da er det mye lettere å teste.

Det er det samme prinsippet for prosjekteier

Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektets leveranse blir tatt i bruk, og at man faktisk oppnår det som var det grunnleggende hensikten med å starte prosjektet. Derfor er det like viktig at prosjektstyret og prosjekteier blir enige om objektive, klare kriterier for å definere hva som må til for at man skal kunne si at hensikten med prosjektet er oppnådd. Hvorfor startet man prosjektet?

Det magiske spørsmålet er: Hvordan vet vi at prosjektet ble vellykket?

Disse kriteriene er krevende å jobbe frem. Det handler om å finne klare, målbare kriterier som ikke baserer seg på synsing. “Bedre arbeidsmiljø” er et ubrukelig effektmål – for hva er “bedre”? Det må gjøres målbart, tallfestet, udiskutabelt.

Forvirring mellom prosjektmål og resultatmål

Og så har jeg lyst til å gjøre en liten presisering: Begrepet “resultatmål” brukes i mange virksomheter sammenfallende med slik jeg bruker prosjektmål. Problemet med “resultatmål” er at det er forvirrende, og lett kan forveksles med “effektmål” – som da faktisk skal beskrive hvilket resultat man får av prosjektet på sikt.

Derfor mener jeg at begrepene PROSJEKTMÅL og EFFEKTMÅL er tydeligere og skaper mindre forvirring.